Hankintakonsultit ja kolme haastetta

Jos olet ostamassa isoa verkkosivustoprojektia, niin tähän on mahdollista saada konsulttiapua. Konsultti käy läpi tarpeet ja auttaa sivuston uusimisen kilpailutuksessa. Timi Dudelta kirjoittikin hyvin heidän blogissaan hankintakonsulttien hyödystä verkkosivustoprojekteissa. Yleisesti ottaen konsultti tekee projektien ostamisesta, myymisestä ja toteuttamisesta mutkattomampaa.

Toisaalta ihan ongelmatontakaan tämä ei ole. Itselle tulee mieleen kolme haastetta:

1. Isoin ongelma minusta on, että projekteja ajetaan vahvasti vesiputousmalliin. Alussa tehtävän raskaan määrittelyn rooli paisuu ja vaatimusmäärittelyt ovat laajoja, tiukkoja ja yksityiskohtaisia. Työlle on annettu alussa kiinteä hinta ja projekti tehdään tähän pohjautuen. Tosielämässä asiat harvoin kuitenkaan menevät näin. Etenkin pitkissä projekteissa suunnitelmat voivat elää paljonkin vielä projektivaiheessa, mutta tiukka hankintamalli ei tähän oikein taivu.

2. Joskus kilpailutusvaiheessa mennään suunnitelmissa aika pitkälle ja otetaan kantaa yksityiskohtaisestikin vaikka käyttöliitymätoteutuksiin. Se helpottaa toki kilpailutusta. Käytännössä tämä työ tehdään kuitenkin projektivaiheessa aina uudelleen. Herää kysymys: maksetaanko tässä kohtaa turhaan tuplatyöstä? Missä menee kilpailutustyön, määrittelytyön ja projektityön raja?

3. Edelliseen liittyen on käynyt myös niin, että kilpaulutusvaiheen suunnitelmat ovat perustuneet vääriin oletuksiin. Esimerksi tarjouspyynnössä olevia rajapintoja ei ole ollut olemassakaan tai ne ovat toimineet täysin toisin, kuin on kuvattu. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että suunnitelmat on otettava aina suunnitelmina ja määrittelytyö on tehtävä joka tapauksessa itse huolella uudelleen.